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如何保持體系的正常運行

企業通過認證以后,企業與認證機構就成為了利益共同體。如何保持體系的正常運行,是企業和認證機構的共同責任。
如何才能保持體系正常運行,克服貫標和日常工作的“兩張皮”,是認證機構和企業需要共同探討的話題,筆者在此淺談一些體會,供參考。

從企業發展的需要認識認證的重要性和必要性

貫標給企業帶來了什么?

有的企業領導說:內部的管理更加制度化、程序化、規范化了,促進了基礎管理;職責分工更加明確了,扯皮的事比過去少了,工作效率提高了;領導用于救火、協調的管理活動減少了;企業知名度提高了,企業市場信任度提高了,市場的通行證領到了。

但是,也有領導說:貫標沒有帶來管理水平的明顯提高,沒有產品質量提高的感覺,沒有顧客滿意增加的感覺,貫標與日常管理形成了“兩張皮”,成了“額外負擔”。錯誤的理解使貫標帶來不必要的繁瑣和麻煩,甚至過分增加了管理的成本。最后導致用不同的借口和辦法不接受監督審核,一些企業最后注銷了認證資格。流于形式的貫標和虛假貫標獲證,使貫標認證的聲譽和市場受到了損害。

為什么會有兩種結果,原因在于我們對標準的理解和體系運行的實施存在差異。

貫標到底是否有用?能不能通過貫標來開拓市場呢?答案是:完全可以的。

ISO9000標準是市場經濟的產物。1994版ISO9001標準的目的是通過在所有的階段中預防不合格的發生,實現使顧客滿意。

2000版ISO9001標準的目的是,穩定地提供滿足顧客和法律法規要求的產品/服務,增強顧客的滿意。因此,企業要認識到,貫標對企業的生存和發展是完全必要的,而且十分重要。只有從通過實施ISO9000標準來開拓市場的高度來認識貫標認證工作,體系的有效運行才有了基礎。

企業要有一批、一群、一個明白人管理體系

現在困惑企業的是,一些企業根本不知道如何來保持體系的運行。

想當初,多數企業在貫標初期,上來就是請咨詢公司輔導,有些企業根本沒有實際參與,有的咨詢老師圖快,直接包辦代替,幫助寫手冊、編程序、編作業指導書,有的根本不懂得工藝,隨便編個文件,硬要企業的實際符合咨詢老師的文件要求。內審員培訓是自己突擊的簡單培訓,直接發給內審員證書,有些內審員根本不會做內審。獲證以后,咨詢老師撤退了,企業“馬放南山”,體系運行處于“休克”狀態。當認證機構要求監督審核時,有的企業只好再次請回咨詢老師“幫忙”,有的為了解決開支,自己弄一下,應付認證機構,有的害怕通不過,干脆不接受監督,注銷證書也沒有辦法。

這些問題的關鍵是,前期的咨詢沒有教會企業人員,企業人員沒有正規參加培訓和實際操作。一個體系要保持,一定要有明白人,最好有一批、一群明白人,至少有一個明白人,否則體系要保持正常運行只能是一句空話。企業領導一定要舍得投資,培養自己的體系“明白人”。

把體系文件、質量記錄和企業實際有效結合起來

現在許多企業的文件是咨詢老師編的,記錄表格也是咨詢老師設計的。時間長了,特別是通過認證審核,企業明顯感到文件不適用,平時要脫離實際額外去作記錄,結果是記錄僅僅是給認證機構看的,有些企業監督審核之前,突擊補做記錄。

貫標不能用一個模式,企業認證之前,實際上是存在體系的,只是與ISO標準的符合程度不同。貫標應當通過引用過程、重組過程、再造過程來不斷完善體系,不能脫離實際建立另外一個體系。因此,體系文件應當和企業的發展歷史、企業文化、管理習慣結合。在“引用、重組、再造”上下功夫。體系文件可以經常修改,只有不斷發現問題,不斷修訂,體系文件才能完善。但是,質量手冊如有重大變化,應當在接受監督審核之前,報告認證機構,必要時進行文件審核。

記錄表格可以盡量和原來已經使用的表格結合起來,也可以增加內容或者修改表格。如果原來日常工作中直接使用的表格,只要符合標準的要求,就可以接受,不要另外增加記錄表式。原來沒有的,必須增加的記錄,一定要養成日常工作時完成的習慣,并保留記錄,
依*用人機制、考核機制、獎懲機制確保體系的落實

體系的運行需要機制保障。這個機制就是用人機制、考核機制和獎懲機制。

用人機制就是聘用一批懂得體系,支持體系,運行體系的人來管理體系。有的企業提出,落實體系,需要轉變觀念,如何不換腦袋,那么就要換人,讓其他人到這個崗位上。

考核機制就是要用一套考核辦法,可以把體系的各項要求和崗位職責掛鉤,日常工作考核、獎金考核,都要有體系上的內容和要求,有的單位直接和工資、獎金收入考核掛鉤。比如,滿意程度的調查,每次發貨就要跟蹤,如何沒有收回調查結果,本次工作就考核為不合格。

獎懲機制就是體系各項工作落實的好壞,根據考核的結果,應當有獎懲機制。沒有落實體系要求,出現明顯的不合格,就要和收入掛鉤,和處罰掛鉤。如果體系各項工作落實比較好,實施到位,領導應當給予獎勵,形成獎罰分明,確保體系有效運行的氛圍。

重視并歡迎認證機構的監督審核,利用外力推動體系的運行

認證機構的監督審核,是雙方合同規定的,是認證機構的責任和義務。

監督審核好比人們經常到醫院去做“體檢”。看看身體是否健康,是否需要采取預防措施。

認證機構的監審,也是對體系的一次“體檢”,看看體系運行和保持中有哪些問題,哪些需要采取糾正和預防措施。

但是,體檢是需要配合的。你要愿意接受體檢。監督審核中發現不合格,好比人的身體有問題,醫生開的藥方。審核員在與企業體檢后,發現存在問題,必然會開出不合格報告,要求企業“吃藥”--- 采取糾正和預防措施。如果發現一些隱患,比如血脂和血糖有點高,醫生會提醒你注意飲食,審核員會以觀察項的形式告訴企業,防止形成不合格。

審核員一般具有豐富的經驗,經過專業培訓和考核,而且可以做到公正、公平,沒有和企業有影響公正性判斷的行為。因此,審核中可以及時、準確、有效地發現不足,有利于企業的整改。企業完全可以利用通過認證機構的監督審核,利用外力來推動企業的體系運行。

當然,審核員應當提高自身素質,學會“診斷”的準確性。審核的“過程增值”體現在審核評價的準確、符合企業實際,有利于企業改進管理,提高滿足顧客的要求。

以上是對克服“兩張皮”的一些探討,只要我們共同努力,體系的建立和實施,是可以給企業帶來實際效果的。

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